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Política de gestión de archivos y documentos

La política aprobada por Decreto 38/2016, de 5 de abril, del Gobierno de Aragón,  supone el establecimiento de un marco para la gestión documental y el control de la información pública en la administración autonómica.

Este documento, impulsado por el Archivo de la Administración que es a su vez el encargado de su coordinación, ha sido aprobado al más alto nivel dentro de la organización, y asigna responsabilidades en cuanto a la coordinación, aplicación, supervisión y gestión del programa de tratamiento de los documentos a lo largo de su ciclo de vida.

La política determina los requisitos mínimos obligatorios a cumplir por cualquier departamento, área o servicio que implemente o utilice aplicaciones para la gestión de sus documentos, principalmente electrónicos, y va a servir como instrumento para garantizar el sistema de gestión documental y la creación y conservación de la documentación de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón y de sus Organismos Públicos.

 

Objetivos

El objetivo principal de esta política es mejorar el control en la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida, asegurando el acceso, seguridad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de la documentación producida por la Administración autonómica, a medio y a largo plazo. Además, se cumplirá con los derechos y obligaciones determinados en la normativa sobre transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno dentro de la Administración.

 

Roles y responsabilidades

  • Áreas de alta dirección con competencias en la organización de la Administración pública. Actualmente corresponde a los departamentos de Hacienda y Administración Pública, Educación, Cultura y Deporte e Innovación, Investigación y Universidad que aprobarán e impulsarán la política.
  • Los responsables de procesos de gestión, que aplicarán la política en el marco de los procesos de gestión a su cargo: Secretarías Generales Técnicas, órganos equivalentes de Organismos Públicos, Direcciones Generales, Jefaturas de Servicio y Servicios Provinciales.
  • Personal responsable de la planificación, implantación y administración de los programas de tratamiento de documentos y sus operaciones. Este personal deberá estar debidamente cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación documental y participará en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental (Servicio de Administración Electrónica, Servicio de Información y Documentación Administrativa -Archivo de la Administración de la Comunidad Autónoma de Aragón-, Aragonesa de Servicios Telemáticos, Comisión Interdepartamental de Administración Electrónica y Servicio de Difusión del Patrimonio Cultural, Archivos, Museos y Bibliotecas).
  • El personal técnico encargado del desarrollo de aplicaciones informáticas destinadas a la gestión de documentos.
  • El personal implicado en tareas de tratamiento de documentos electrónicos, que aplicará lo establecido en la política a través de los programas de tratamiento implantados (personal de la Administración pública aragonesa y Archivos Históricos Provinciales en Aragón, Archivo General de Aragón u otros servicios).

 

    Procesos de gestión documental recogidos en la Política

  • Captura
  • Registro
  • Clasificación
  • Descripción
  • Acceso
  • Valoración y calificación
  • Conservación
  • Transferencias
  • Destrucción o eliminación